Hợp đồng Thuê thương mại (Commercial Lease): 5 điều khoản người Việt cần đàm phán.

Trong hành trình phát triển kinh doanh, việc tìm kiếm và secures một địa điểm phù hợp luôn là ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp tại Việt Nam. Một trong những tài liệu pháp lý quan trọng nhất quyết định sự ổn định và thành công của việc thuê mặt bằng chính là Hợp đồng Thuê thương mại. Đây không chỉ là một văn bản giấy tờ mà còn là nền tảng cho mối quan hệ giữa chủ nhà và người thuê, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, kế hoạch mở rộng và thậm chí là sự tồn tại của doanh nghiệp. Để đảm bảo quyền lợi tối đa và tránh những rủi ro không đáng có, người Việt Nam khi ký kết Hợp đồng Thuê thương mại cần đặc biệt chú ý và đàm phán kỹ lưỡng về một số điều khoản then chốt.

Giá thuê và Điều khoản Tăng giá

Đây có lẽ là điều khoản được quan tâm nhất trong mọi Hợp đồng Thuê thương mại. Mức giá thuê ban đầu cần được xem xét cẩn thận, không chỉ dựa trên khả năng chi trả hiện tại mà còn phải tính đến kế hoạch kinh doanh dài hạn. Các doanh nghiệp thường muốn một mức giá hợp lý để đảm bảo lợi nhuận, đồng thời chủ nhà cũng muốn tối ưu hóa lợi ích từ tài sản của mình. Sự thương lượng cần dựa trên giá thị trường của khu vực, tình trạng mặt bằng và các tiện ích đi kèm.

Ngoài ra, điều khoản tăng giá thuê trong tương lai cũng vô cùng quan trọng. Người thuê cần đàm phán về tần suất tăng giá (ví dụ, hàng năm, hai năm một lần), tỷ lệ tăng giá tối đa (ví dụ, không quá 5% mỗi năm) và cơ sở để tính toán mức tăng này. Việc tăng giá dựa trên chỉ số lạm phát hoặc chỉ số giá tiêu dùng là phổ biến, nhưng cần minh bạch và có giới hạn rõ ràng để tránh những bất ngờ về chi phí trong tương lai. Nhiều hợp đồng có thể có điều khoản xem xét lại giá thuê sau một khoảng thời gian nhất định, cần làm rõ quy trình này.

Thời hạn thuê và Quyền gia hạn

Thời gian thuê là một yếu tố then chốt, đặc biệt đối với các doanh nghiệp cần đầu tư lớn vào việc sửa sang, trang trí nội thất hoặc xây dựng thương hiệu tại địa điểm đó. Một Hợp đồng Thuê thương mại với thời hạn quá ngắn có thể khiến người thuê không kịp thu hồi vốn đầu tư hoặc mất đi sự ổn định. Do đó, việc đàm phán một thời hạn thuê đủ dài, thường là từ 3 đến 5 năm hoặc hơn, là rất quan trọng.

Bên cạnh thời hạn thuê, quyền gia hạn hợp đồng cũng là một điều khoản cần được thương lượng kỹ lưỡng. Người thuê nên cố gắng có được quyền ưu tiên gia hạn với các điều kiện đã được xác định trước, hoặc ít nhất là quyền thương lượng lại hợp đồng trước khi nó hết hạn. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được nguy cơ phải di dời địa điểm kinh doanh trong khi vẫn đang hoạt động tốt, gây mất mát khách hàng và chi phí di chuyển, tái đầu tư không nhỏ. Cần làm rõ các thủ tục và thời hạn thông báo về việc gia hạn để đảm bảo quyền lợi.

Trách nhiệm sửa chữa và Bảo trì

Hợp đồng Thuê thương mại phải làm rõ ràng trách nhiệm của mỗi bên đối với việc sửa chữa và bảo trì tài sản thuê. Thông thường, chủ nhà sẽ chịu trách nhiệm đối với các cấu trúc lớn của tòa nhà như mái nhà, tường, hệ thống điện nước chính, trong khi người thuê chịu trách nhiệm về nội thất và các hư hỏng do quá trình sử dụng gây ra. Tuy nhiên, ranh giới này có thể rất mơ hồ nếu không được ghi chú cụ thể.

Người thuê cần đàm phán để làm rõ ai sẽ chịu trách nhiệm chi trả cho các khoản sửa chữa lớn không phải do lỗi của người thuê, như hư hỏng do thiên tai hoặc hao mòn tự nhiên của công trình. Việc này giúp tránh được những tranh chấp tốn kém và không mong muốn trong tương lai. Điều khoản này cũng cần đề cập đến việc bảo trì định kỳ các thiết bị như điều hòa, hệ thống phòng cháy chữa cháy để đảm bảo môi trường kinh doanh an toàn và hiệu quả.

Mục đích sử dụng và Cải tạo tài sản

Điều khoản về mục đích sử dụng quy định rõ ràng người thuê được phép sử dụng mặt bằng cho hoạt động kinh doanh gì. Điều này là quan trọng để đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh của bạn không vi phạm hợp đồng. Người thuê cần đảm bảo rằng mục đích sử dụng được ghi rõ trong hợp đồng đủ rộng để đáp ứng nhu cầu hiện tại và cả những kế hoạch mở rộng, thay đổi trong tương lai.

Đối với việc cải tạo và trang trí nội thất, người thuê thường muốn thay đổi không gian để phù hợp với thương hiệu và nhu cầu kinh doanh. Hợp đồng cần nêu rõ những loại cải tạo nào được phép thực hiện mà không cần sự chấp thuận của chủ nhà, và những cải tạo nào cần có sự đồng ý bằng văn bản. Điều này cũng liên quan đến việc ai sẽ chịu chi phí cho những cải tạo đó, và liệu những cải tạo đó có phải được tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng về hiện trạng ban đầu khi chấm dứt hợp đồng hay không. Việc làm rõ từ đầu sẽ giúp tránh được những tranh chấp về chi phí hoàn trả mặt bằng khi kết thúc hợp đồng.

Chấm dứt hợp đồng sớm và Cho thuê lại

Dù không ai muốn nghĩ đến, nhưng việc kinh doanh luôn tiềm ẩn rủi ro. Do đó, các điều khoản liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng sớm là vô cùng quan trọng. Người thuê cần đàm phán về các điều kiện mà theo đó một trong hai bên có thể chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, bao gồm cả các trường hợp bất khả kháng, phá sản hoặc vi phạm hợp đồng nghiêm trọng từ một trong hai phía. Phí phạt khi chấm dứt hợp đồng sớm cũng cần được xác định rõ ràng và công bằng.

Ngoài ra, khả năng cho thuê lại (sublease) hoặc chuyển nhượng Hợp đồng Thuê thương mại cho bên thứ ba cũng là một yếu tố cần được xem xét. Trong trường hợp doanh nghiệp không thể tiếp tục hoạt động tại địa điểm đó vì lý do nào đó, việc có quyền cho thuê lại hoặc chuyển nhượng hợp đồng có thể giúp giảm thiểu thiệt hại tài chính. Chủ nhà thường có quyền chấp thuận người thuê mới, nhưng điều khoản này cần quy định rõ ràng rằng sự chấp thuận đó không được từ chối một cách vô lý.

Một Hợp đồng Thuê thương mại được đàm phán kỹ lưỡng không chỉ là một tấm giấy đảm bảo pháp lý mà còn là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc đầu tư thời gian và công sức vào việc tìm hiểu, thương lượng từng điều khoản trước khi ký kết là điều vô cùng cần thiết, đôi khi còn cần đến sự tư vấn của các chuyên gia pháp lý để đảm bảo mọi quyền lợi được bảo vệ một cách tối ưu nhất.