Quản lý Họ và Tên người Việt có dấu trong hệ thống dữ liệu quốc gia Ba Lan
Trong nhiều năm qua, việc ghi họ và tên của người Việt Nam trong các hệ thống hành chính tại Ba Lan đã gặp phải nhiều bất cập do thiếu sự đồng bộ và hỗ trợ kỹ thuật cho các dấu tiếng Việt. Sau quá trình trao đổi chính thức giữa các hội đoàn người Việt và Bộ Số Hóa Ba Lan kéo dài từ năm 2022, Bộ đã có văn bản trả lời chính thức vào ngày 21 tháng 3 năm 2025, làm rõ vấn đề này.
Công văn chính thức từ Bộ Số Hóa Ba Lan
Công văn mang số hiệu DTC.MC.WWP.601.1.2025, được ban hành tại Warszawa vào ngày 21 tháng 3 năm 2025, gửi tới ông Trần Anh Tuấn, Chủ tịch Hội Người Việt Nam tại Ba Lan, địa chỉ ul. Nadrzeczna 5F lok.G-5, 05-552 Wólka Kosowska.
Nội dung công văn khẳng định, Bộ Số Hóa đã tiến hành phân tích khả năng thực hiện đề xuất liên quan đến cách ghi họ và tên trong các hệ thống công nghệ thông tin. Theo đánh giá, việc ghi họ và tên trong hệ thống PESEL và các giấy tờ của người nước ngoài cần tuân thủ theo cách ghi trong hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân. Mục tiêu là hướng tới sự thống nhất trong tất cả các hệ thống công cộng để tránh nghi ngờ hay mâu thuẫn trong việc xác minh danh tính cá nhân.
Mặc dù Luật ngày 12 tháng 12 năm 2013 về người nước ngoài không quy định cụ thể cách ghi họ tên của người nước ngoài trong các hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia, sổ đăng ký và danh sách liên quan, cũng như trên thẻ cư trú, các quy định pháp lý hiện hành cũng không cấm việc cơ quan chức năng cấp thẻ cư trú sử dụng họ tên đúng như trong hộ chiếu, kể cả có dấu tiếng Việt.
Sở Ngoại Kiều đã thông báo rằng các khuyến nghị về việc áp dụng phương thức thực hành này sẽ được gửi đến các tỉnh trưởng sau khi hoàn tất phân tích kỹ thuật về khả năng xử lý thông tin trong hệ thống bởi các cơ quan có thẩm quyền, bao gồm cả Lực lượng Biên Phòng.
Vì những lý do trên, Bộ Số Hóa không có kế hoạch thay đổi Nghị định của Bộ trưởng Bộ Số Hóa ngày 21 tháng 12 năm 2018 dựa trên cách ghi họ và tên của người nước ngoài song song có dấu và không dấu. Lập trường này nhận được sự ủng hộ từ Cục Công Dân thuộc Bộ Nội vụ và Hành chính.
Ngoài ra, Sở Ngoại Kiều cũng cho biết hiện đang diễn ra quá trình soạn thảo sửa đổi Luật về người nước ngoài, bao gồm việc thay đổi cách thức nộp đơn xin cư trú tạm thời, cư trú lâu dài và cư trú dài hạn EU, chuyển từ nộp đơn giấy trực tiếp sang hình thức nộp đơn điện tử qua hệ thống online. Theo kế hoạch, người nước ngoài khi nộp đơn qua biểu mẫu điện tử sẽ có thể ghi họ tên đúng theo cách viết trong hộ chiếu, bao gồm dấu tiếng Việt hoặc ký tự đặc biệt khác. Thông tin cá nhân này sẽ được chuyển vào cơ sở dữ liệu quốc gia và là cơ sở để cấp thẻ cư trú.
Công văn được ký điện tử bởi bà Katarzyna Zajkowska, Giám đốc.
Phụ lục: Chi tiết về chính sách và vai trò cộng đồng
1. Quá trình thay đổi chính sách của chính quyền Ba Lan
Từ năm 2010, Ba Lan đã bắt đầu cải tổ hệ thống hành chính, hướng tới số hóa toàn bộ cơ sở dữ liệu dân cư và người nước ngoài. Tuy nhiên, việc triển khai tại các cơ quan khác nhau còn rời rạc, thiếu đồng bộ. Năm 2018, Bộ trưởng Bộ Số Hóa đã ban hành Nghị định về quy trình đăng ký dữ liệu trong hệ thống PESEL, chính thức yêu cầu ghi họ tên người nước ngoài theo thông tin trong hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân, bao gồm cả các dấu tiếng Việt (Unicode). Đây là chủ trương của chính phủ, không phải do kiến nghị từ bất kỳ hội đoàn nào.
Từ 2018 đến 2022, việc ghi tên có dấu đã gây ra hàng loạt vướng mắc và lỗi trong quá trình triển khai, như không khớp dữ liệu giữa PESEL với ngân hàng, bảo hiểm, CEIDG, CEPiK; người dân không tạo được hồ sơ điện tử hoặc chữ ký số; gặp lỗi khi đăng ký nhà đất (KW) hoặc công ty (KRS). Từ năm 2022 trở đi, chính quyền đã ghi nhận những vướng mắc này và bắt đầu điều chỉnh một số hệ thống, nhưng vẫn giữ nguyên nguyên tắc “ghi theo hộ chiếu”.
2. Vai trò của các hội đoàn người Việt tại Ba Lan
Trước tình hình đó, nhiều hội đoàn của cộng đồng người Việt đã chủ động làm việc với chính quyền, bao gồm Hội Người Việt Nam tại Ba Lan, Hội Doanh Nghiệp Việt Nam tại Ba Lan và Quỹ Hỗ Trợ Hội Nhập Người Việt Nam tại Ba Lan. Các hội đoàn đã gửi nhiều công văn chính thức từ 2022 đến 2025 đến Bộ Số Hóa, Bộ Nội Vụ và các cơ quan liên quan, phản ánh rõ các sai sót và khó khăn thực tế mà cộng đồng đang gặp phải. Đặc biệt, các hội đoàn đã đề xuất sửa đổi luật về hệ thống sổ đỏ (KW), vốn không hỗ trợ đủ ký tự tiếng Việt như chữ “ễ”, gây sai lệch tên như Nguyễn thành Nguyên. Kết quả là Luật về hệ thống KW đã được sửa đổi vào năm 2025, còn luật về hệ thống KRS đang trong giai đoạn lập pháp cuối.
3. Vì sao không thể giữ nguyên cách ghi tên không dấu?
Nhiều người trong cộng đồng đang sử dụng giấy tờ cũ ghi họ tên không dấu và đặt câu hỏi về việc tại sao không giữ nguyên cách cũ. Câu trả lời nằm ở chính sách của chính phủ Ba Lan. Sau khi gia nhập Liên minh châu Âu vào năm 2004, việc quản lý danh tính người nước ngoài cần phải chính xác hơn, tránh nhầm lẫn trong bối cảnh tự do di chuyển, và đảm bảo bảo mật cùng đồng bộ hệ thống quốc gia.
4. Hướng đi sắp tới: đơn điện tử và tự khai online
Trong công văn ngày 21 tháng 3 năm 2025, Bộ Số Hóa khẳng định rằng các biểu mẫu đăng ký thẻ cư trú trong tương lai sẽ chuyển sang nộp online. Người nộp sẽ chủ động điền họ tên đúng như trong hộ chiếu, bao gồm dấu. Dữ liệu này sẽ được đồng bộ từ hệ thống điện tử vào thẻ cư trú và các cơ sở dữ liệu khác. Điều này có nghĩa là sẽ không còn tình trạng cán bộ gõ sai dấu hoặc không biết cách nhập, và người dân sẽ tự chịu trách nhiệm điền đúng và chuẩn hóa dữ liệu của mình.
Thông điệp cuối cùng tới cộng đồng
Chúng tôi mong cộng đồng người Việt tại Ba Lan hiểu rằng chính sách ghi tên có dấu không phải là quyết định của hội đoàn. Ngược lại, các hội đoàn đã và đang làm mọi cách để hỗ trợ cộng đồng thích ứng và không bị thiệt thòi. Trong tương lai, với sự số hóa hoàn chỉnh, việc giữ đúng bản sắc văn hóa và đồng thời đảm bảo hành chính hiệu quả là hoàn toàn có thể đạt được.
Trân trọng,
Trần Trọng Hùng
Karol Hoàng
Đại diện Hội Người Việt Nam tại Ba Lan,
Hội Doanh Nghiệp Việt Nam tại Ba Lan,
Quỹ Hỗ trợ Người Việt Nam Hội Nhập.